Google Drive Audit, toutes les informations sur vos fichiers

Google Docs est devenu Google Drive afin de faciliter l'hébergement de ses fichiers sur le cloud. Google Drive Audit permet de récupérer un listing de tous ses fichiers et de connaitre l'état de son drive grâce à un tableau de bord.

Que fait Google Drive Audit
Ce script permet de récupérer dans un tableau Google Spreadsheet la liste de tous ses documents.
Pour chacun des fichiers le script extrait :

• Le nom du fichier
• Le type de fichier
• La taille du fichier
• La date de création du fichier
• Le propriétaire
• S'il est public ou non
• Le nombre de personnes avec des droits en écriture
• Le nombre de personnes avec des droits en lecture
• Un lien pour y accéder directement depuis le tableur

Ensuite une fois la liste créée une résumé permet de connaitre les statistiques de son Google Drive. Cette page liste les informations suivantes :

• Le nombre total de fichier sur le drive
• Le nombre de fichier avec des lecteurs ou éditeurs ou lecteurs et éditeur.
• La taille totale de votre drive
• Le fichier le plus gros
• La taille moyenne des fichiers.
• Le nombre de fichiers par type
• La liste de tous les éditeurs et lecteurs de votre compte.

A quoi ça sert :

• On peut connaitre tous ses fichiers publiques pour vérifier la sécurité des fichiers.
• Voir les personnes qui sont éditeurs et lecteurs.
• Trier ses fichiers par taille et connaitre la taille de tous ses fichiers.
• Connaitre le nombre de fichiers dans son drive.

Installer et utiliser Google Drive Audit
Ouvrez le fichier Google Spreadsheet en cliquant sur le lien ci dessous (vous devez être connecté à votre compte google), allez dans "Fichier" puis "Créer une copie". Donnez un nom au fichier.

Allez dans le menu Google Drive Audit puis cliquez sur "Launch Audit". Lors du premier lancement il faudra accepter les autorisations d'accès. Relancer l'audit une fois les autorisations acceptées.

=> Document : Google Drive Audit

Vidéo de démonstration

Continue reading →

Publipostage avec Google Spreadsheet

Le publipostage a été popularisé par Word qui permet avec Excel de créer des documents ou emails personnalisés pour chaque destinataire. Le logiciel remplace par les informations que vous avez saisies des champs balisés dans votre texte.
Le mailing ou les newsletters sont les utilisations du publipostage les plus fréquentes.

Cette fonctionnalité n'existe pas de base dans la suite Google Docs (Spreadsheet et Documents) mais avec les Google Scripts on peut la développer.
Voici un script qui permet de faire du publipostage, il est volontairement simple.

Script Simple Publipostage
- Le script permet de définir un Titre et un Corps de Message dans la feuille Template. Le titre ne peut pas contenir de variables et le texte doit être formaté en HTML avec les variables au format ${"NOM DE LA VAIRABLE"}.

- Le script remplacera tous les codes par les valeurs que vous aurez saisies dans la feuille Contact. Le nom de chaque colonne doit être identique au nom de la variable.

Important : Il faut que la colonne avec les emails se nomme impérativement EMAIL.

- La Feuille Log permet de savoir si le script a réussi à envoyer le message et en cas d'échec, l'erreur retournée. Le script ne peut pas savoir si le mail est bien arrivé juste si il a réussi à l'envoyer.

Menu Simple Publipostage

Une fois le template définit et la liste des utilisateurs saisie, on peut tester le publipostage en utilisant le bouton "Test Publipostage". Cela vous enverra un email en utilisant les données de la première ligne de la feuille contact.
Avec les Google Scripts on est limité à 500 emails par jour avec la fonction mail(). Pour savoir où vous en êtes utilisez le bouton "Quota emails", le nombre d'emails restant sera affiché.
Pour lancer le publipostage utilisez le bouton "Lancer Publipostage". Le mail sera envoyé avec comme expéditeur l'email de votre compte Google.

Exemple d'email reçu
Voici le mail reçu avec le template définit dans le fichier.

HTML Basique
Le template doit être au format HTML, si vous ne connaissez pas le HTML voici deux choses à savoir :

1. Les paragraphes doivent être entourés par <p> au début et </p> à la fin.
2. Le saut de ligne doit être marqué par <br>. Après la balise </p> un saut de ligne sera forcément ajouté.

Sinon allez voir ce site.

Télécharger Simple Publipostage
Ouvrez le lien Simple Publipostage et faites "Fichier" puis "Créer une copie". Vous devez être connecté à votre compte Google.

Continue reading →

Géocoder des adresses simplement avec Google Spreadsheet

Géocoder simplement des adresses avec Google Spreadsheet et l'API Google Maps sans API key grâce au script "Geocoding by Just Docs It".
Que ce soit pour placer des points sur une carte Google Maps ou alors pour un besoin plus professionnel, l'API Google Maps permet de faire cela et en plus dans sa version 3 on n'a plus besoin d'une API key. Avec google Spreadsheet on peut interroger l'API Google Maps pour géocoder des adresses et stocker le résultats dans une feuille de calcul. Ensuite il suffit d'exporter les résultat au format Excel ou CSV pour récupérer le résultat

Géocodage d'adresse
Le fichier Spreadsheet plus bas permettra de géocoder en masse une liste d'adresses. L'application normalise l'adresse, renvoie la latitude et la longitude, le niveau de précision (Type) et en dernière colonne (Warning) indique si d'autres adresses sont renvoyées. Cette dernière colonne est importante car si Google Maps trouve plusieurs résultats, il les renvoie tous donc il faut contrôler si l'adresse géocodée est bien unique.
Le géocodage des adresses est fait sans code Maps API Key.

Comment ça marche

Après l'ouverture de la spreadsheet un menu "Geocoding by JustDocsIt" se crée après le menu Aide.
Setup : Créera une feuille pour ajouter vos adresses et permettre le géocodage.
Start Geocoding : Lancera le géocodage des adresses se trouvant en colonne A.
Single Geocode : Permet de gécoder une ligne (une adresse) en indiquant son numéro de ligne.
Get Adresses : Permet de connaitre les adresses si une adresse renvoie plusieurs résultats. Voir colonne warning.
Help : Ce menu permet de se rendre sur la page d'aide.

Performance
J'ai fait un test sur 870 adresses et elles ont été géocodées en environ 230 secondes donc moins de 4 minutes. C'est à titre d'exemple car les performances peuvent varier mais cela me semble raisonnable.

Le fichier
Vous devez avoir un compte Google et être connecté.
Faites une copie du fichier "Fichier" puis "Créer une copie".
Lors de l'exécution de la macro la première fois il faudra valider les permissions.
Lien : Geocoding by Just Docs It

Regarder la vidéo de démonstration

Continue reading →

Google Script Class DocsList récupérer les fichiers public

La Class DocsList de Google Script permet interagir avec Google Drive anciennement Google Docs et de parcourir les différents fichiers que vous stockez.
Plusieurs propriétés existent pour récupérer le nom du fichier, sa taille, la date création, la date de modification etc... On peut aussi récupérer les personnes qui ont les droits en écriture et en lecture sur chacun de ses fichiers. La seule chose qui manque est une fonction pour récupérer la visibilité, c'est à dire savoir si le fichier est public ou non.

Récupérer les fichiers Google Docs public par script
Quand on récupère le tableau des lecteurs (viewer) avec la propriété getViewers(), dans le tableau qui est renvoyé il existe un utilisateur "Public" quand le fichier est public.
Pour savoir si un fichier est public, il suffit donc de parcourir les viewers et de chercher si un user "Public" est présent.
Domaine Google Apps : Si vous êtes sur un compte Google Apps et que vous voulez connaitre les fichiers que vous partagez sur le domaine il y aura un viewer du nom de votre domaine. Donc au lieu de chercher Public il faut chercher votre domaine.

Script pour récupérer les fichiers public de son compte
Voici un script qui listera les fichiers que l'on partage en mode public.

function getPublicFiles(){
  var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  var docs = DocsList.getFiles(); //Retrieve all the docs.
  var listfile = "";
  var viewer = new Array;
  var owner = "";
  var me = Session.getUser().getEmail(); //Get the email of the script owner. Need it to check if you are the owner of the file.
  for(var i in docs){
    try{
      viewer = docs[i].getViewers(); //We have to put this call in a try because sometimes it may return an error.
    }catch(e){
      viewer = "NA";
    }
    try{
      owner = docs[i].getOwner().getEmail();//We have to put this call in a try because sometimes it may return an error.
    }catch(e){
      owner = "NA";
    }
    if(viewer != "NA" && owner == me ){ //If there is wiewer and if you are  the owner of the file.
      j = 0;
      for(j in viewer){
        if(viewer[j].getEmail() == "Public"){//Check if the user Public exist in the Viewer.
          listfile = listfile + docs[i].getName()+ ", "; // I built a basic list but it can be change in a table for example.
        }
      }
    }
  }
  Browser.msgBox(listfile); //Just display the list in a message box.
}

Ce script donne un idée de ce que l'on peut faire mais le plus important est qu'il faut chercher le user Public dans les lecteurs (viewers) du fichier. Pour le moment il n'existe pas mieux.
La propriété de partage "Personnes avec le lien" (Users with the link) n'est pas trouvable par un moyen détourné.

Continue reading →

Calcul du numéro de semaine dans Google Spreadsheet

Le calcul du numéro de la semaine est différent entre les US et la France car on n'utilise pas le même référentiel. Aux Etats Unis la première semaine de l'année commence au premier Janvier alors que pour nous c'est la première semaine contenant 4 jours de la nouvelle année. Ce décalage était visible en 2010 car les fonctions dans Excel retournaient pour le 2 Janvier S1 alors que c'était S53 de l'année 2009.
Dans Excel la formule no.semaine() retourne le numéro de la semaine au format US et non au format Européen, il faut donc passer par une formule. Pour Spreadsheet c'est plus simple la fonction n'existe pas donc formule obligatoire.

Formule Google Spreadsheet numéro semaine
Vous pouvez utiliser cette formule :

=INT(MOD(INT((A1-2)/7)+0,6;52+5/28))+1

En A1 se trouve la date. Je l'ai testé et à priori elles est ok jusqu'en 2040 :-)
Pour Excel voici deux formules pour calculer le numéro de la semaine.

Continue reading →

Partager ses documents GDrive en toute sécurité

Google Drive propose de partager ses documents en ligne de manière plus ou moins sécurisé, cela dépendra de l'option que vous choisissez.
Le menu pour partager un fichier est accessible par le menu autre:

Ou par le bouton "Partager" en haut à droite dans le fichier

Un fois que l'on a cliqué sur un de ces boutons on arrive sur la fenêtre de partage :

Gestion de la visibilité
La première ligne de la fenêtre de partage vous permet d'accéder aux paramètres de visibilité (cliquez sur "Modifier..."), il est ainsi possible de rendre publique un fichier. C'est la manière la moins sécurisée de partager un document, après cela tout le monde pourra le consulter il suffira juste de recevoir le lien vers votre document ou alors qu'il soit indexé par le moteur de recherche. Chaque option est explicité dans la fenêtre ci dessous

Dans le menu visibilité il y a des liens en bas de la fenêtre consultez les si vous avez plus de questions.

Partage avec des personnes
Le partage avec des personnes est plus sécurisé car elles devront avoir un compte google pour accéder aux fichiers.
Pour cela il faudra allez dans la partie basse de la fenêtre et saisir les emails des personnes ou leurs noms sous "Ajouter des personnes :". On peut allez directement dans ses contacts (lien "Sélectionner dans mes contacts") mais comme dans Gmail ce champ s'auto complète si il reconnait les noms. Je trouve cela plus rapide.
Un fois les emails saisis sur la droite apparait l'option de partage que l'on souhaite appliquer.

L'option "Modification autorisée" est la plus large, c'est celle-ci qu'il faut choisir si on veut par exemple rédiger un document à plusieurs. L'option "Consultation autorisée" ne permettra que de lire le document.
L'option "Commentaire autorisé" est la plus récente est permet à la personne de lire le document et de mettre des commentaires. Cette dernière option ne sera pas présente pour les fichiers de type Spreadsheet Google, car l'ajout de commentaires n'y est pas géré de la même manière donc ne soyez pas surpris.

L'option la plus importante dans le partage
Tout en bas de la fenêtre se trouve cette mention : Les éditeurs pourront ajouter des personnes et modifier les autorisations.[Modifier]

 En cliquant sur Modifier vous accédez aux paramètres de partage et vous avez deux options

Bien penser à contrôler cette option cela vous permettra de ne pas voir les documents se propager. Je pense particulièrement aux professionnels avec les comptes Google Apps et le partage de documents au sein d'une entreprise.

Astuces partage google drive
- Dans la troisième capture d'écran présentant la fenêtre de partage, sur les deux dernières lignes on peut voir au début une icône à une tête ou trois têtes. Cela signifie que la personne avec l'email adjacent à l’icône à une tête à un compte google et que la seconde est une hydre n'en a pas. Elle devra s'en créer un avant d'accéder au document.
- Il est possible de partager plusieurs documents d'un coup, pour cela il suffit juste de les cocher(case devant le nom) et ensuite d'aller dans le menu "Autres" puis "Partager". J'ai dit que pour les fichiers spreadsheet l'option commentaire n'existait pas mais dans le cadre d'un partage multiple cela sera transparent pour vous. Donc pas de soucis vous pouvez choisir ce partage.
- Partage option "Varie", si vous sélectionnez plusieurs documents et qu'une personne n'a pas les mêmes options de partage dans chacun. Dans la fenêtre de partage à coté de son nom apparaitra la mention "Varie", cela veut dire qu’elle dispose d'accès différents sur les fichiers sélectionnés.

Continue reading →

Google Drive, afficher des miniatures des ses fichiers

Une fonctionnalité mosaïque a été ajoutée à Drive et on peut maintenant voir des miniatures des ses fichiers.
Voici ce que l'on voit en mode normal, mode liste.

Pour passer de la visualisation en liste à une visualisation en miniatures, il faut cliquer sur Mode Grille (cf. ci-dessus) en haut à droite.
On obtient ceci :

Google Drive proposera un aperçu des fichiers quand il le peut. Un exemple ci-dessous avec des fichiers reconnus ou non.

Le nombre de miniatures par ligne est géré par Drive.

Continue reading →