lundi 25 août 2014

Copier un dossier dans Google Drive

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Copier un document dans Google drive est extrêmement simple et un simple clic droit suffit pour effectuer l'opération mais pour copier un dossier c'est plus compliqué.
Cela se révèle assez pénible surtout si il y a des dossiers et sous-dossiers.


Pour faciliter l'opération vous pouvez utiliser Folder Copy for Google Drive sur le chrome webstore. Cette application effectuera une copie de votre dossier avec tous les sous dossiers et fichiers le composant. Plus la peine de reconstruire par vous même l'arborescence en faisant de multiple copies.




Comment ça marche
C'est tout simple vous copiez l'Id du dossier ou le lien du dossier directement dans la boite de dialogue et ensuite vous cliquez sur Launch.
 L'application va générer une spreadsheet qui vous permettra de suivre l'avancement de la copie des fichiers, avec un log de toutes les actions réalisées. Une fois la copie finie vous recevrai un email pour vous en informer.

Téléchargez l'application
Pour créer des copies de vos dossiers l'application forlder copy est disponible sur le chrome webstore pour 1,5€.
Télécharger l'application : Folder Copy

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mercredi 23 juillet 2014

10 RegExp pour masteriser Google Formulaire

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Il y a quelques temps déjà, presque un an en fait, Google à introduit dans les Google Formulaires la validation des données. Cette option permet de vérifier avant validation, que la valeur saisie correspond à l'information attendue.

Google propose de base de vérifier par exemple si la saisie est bien un email. Le plus intéressant cependant est de pouvoir utiliser les expressions régulières, aussi appelées RegExp, pour contrôler encore plus précisément les informations saisies.



10 expressions régulières pour Google Forms
Pour accéder à l'option de validation des données il faut cliquer, dans la question de type texte, sur "Paramètre Avancés"(1) ensuite choisir "Expression régulières"(2) puis "Correspondance"(3). Ensuite saisissez l'expression régulière et un texte d'aide si nécessaire.


Vous allez pouvoir créer un champ:
  1. E-mail, le formulaire sera valide si un email est entré.
  2. Numéro de téléphone, il faudra saisir un numéro de téléphone à 10 chiffres.
  3. Numéro de téléphone international, il faudra saisir un numéro de téléphone commençant par +33....
  4. Code produit, pratique si vous voulez publier un formulaire permettant de suivre les retours d'un produit et être sur que le code entré respecte votre formatage.
  5. Nom en majuscule, saisie de texte tout en majuscule.
  6. Mot de passe, petite astuce pour ne permettre la validation du formulaire qu'en connaissant ce code. Ce n'est pas une vraie procédure de sécurité, c'est une astuce.
  7. Date entre deux dates, si vous voulez par exemple demander la saisie d'une date d'un rendez vous en deux dates.
  8. Pseudo, récupération d'une information saisie par l'utilisateur respectant une certaine structure
  9. Prix en euros, un prix en euros
  10. Domaine en .fr, vérifier si le domaine entré est bien en .fr
Voici les expressions régulière :
  1. C'est une fonctionnalité de base de Google formulaire !
  2. [0-9]{10}
  3. ^\+33([0-9]{9})
  4. ^[A-Z]{2}\-[0-9]{5}\-[A-Z]{1}
  5. [A-Z\ ]*
  6. Le code directement
  7. (^[0-2][0-9]|^3[0-1])\/12\/2014
  8. [a-zA-Z0-9_-]{3,12}
  9. [0-9]{1,12}€|[0-9]{1,12},[0-9]{2}€
  10. ([\-\.:\/a-z0-9])+(\.fr)
Vous voulez tester, rendez vous sur ce formulaire.

Les déclinaisons sont infinies, attention cependant à la complexité. Pour créer la votre vous pouvez lancer une recherche Google avec le mot "regexp" ou "expression regulière" dedans.

EDIT :
Pour avoir un numéro de téléphone international ou non avec des tirets comme séparateur, 00-00-00-00-00 ou +330-00-00-00-00 :
(\+[0-9]{1})?[0-9]{1}[0-9]{1}\S[0-9]{2}\S[0-9]{2}\S[0-9]{2}\S[0-9]{2}(\S[0-9]{1})?([0-9]{1})?(\S[0-9]{1})?([0-9]{1})?

Merci à Christophe !
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samedi 8 mars 2014

Modifier les réponses d'un formulaire Google

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Avec la nouvelle version du formulaire Google, une option a été ajoutée pour permettre au répondant de modifier sa réponse ultérieurement. Cette fonctionnalité est bien pratique mais si la personne ne note pas ce lien ou si vous voulez tout simplement corriger une réponse incorrecte par vous même, vous n'avez pas accès au lien.

Pour vous permettre d'éditer les réponses du formulaire, voici  un script qui extrait l'url de modification de toutes les réponses du formulaire. Ensuite soit vous modifier une réponse par vous même soit vous communiquez l'url à l'utilisateur.

Comment ça marche
Ce script sera compatible avec le nouveau formulaire seulement !


Dans le menu de la feuille de calcul (téléchargeable en bas de ce billet) se trouve un menu "Form Edit URLs", ouvrez le et cliquez sur "Edit URL".

Une fois que vous avez cliqué sur le menu, une pop up apparait et il faut coller l'url de votre formulaire. Vous pouvez saisir soit l'url de création du formulaire soir l'url du formulaire en ligne. Faites un copier/coller de l'url et cliquez sur OK.
Le script va ensuite effacer la feuille et coller en colonne A la date de la réponse et en colonne B l'url pour modifier la réponse.

Si vous relancez le script, positionnez vous sur un onglet vierge ou un onglet qui peut être supprimé car le script va coller les urls dans l'onglet de la spreadsheet qui était actif avant de le lancer.

Téléchargez le fichier
Pour vous créer une copie du fichier et récupérer les urls pour éditer les réponses d'un formulaire cliquez sur ce lien : Form Edit URLs
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jeudi 27 février 2014

Extraire le prénom et le nom d'un email dans Google Spreadsheet

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Le blogueur Chandoo a posé une question sur comment récupérer le prénom et le nom d'un email dans Excel mais comme la question peut se poser aussi sur Google Spreadsheet et qu'ici on parle de Google Drive, voici une solution.

La formule doit traiter ces 5 cas :
  • john_doe@email.com -> john doe
  • john.doe@email.com -> john doe
  • john123doe@email.com -> john doe
  • john-doe@email.com -> john doe
  • john1964doe@email.com -> john doe

La formule pour récupérer le prénom et le nom d'un emails est :

=split(index(split(A1;"@");1;1);REGEXEXTRACT(index(split(A1;"@");1;1);"[0-9_.-]+"))

Remplacez A1 par votre cellule et tirez la formule si vous avez une liste d'email.
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mardi 14 janvier 2014

Google Document - Aligner un tableau au centre de la page

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C'est tout nouveau maintenant il y a une option pour aligner les tableaux au centre de la page d'un Google Document.
Cela est très appréciable notamment pour les tableaux qui sont d'une largeur inférieur de celle de la page.

Aligner un tableau au centre de la page
Allez dans les propriétés d'un tableau en faisant un clic droit dans une cellule. Ne pas sélectionner de cellules.
Dans les propriétés choisissez 'Centrer' pour aligner le tableau au centre.

Dans le menu déroulant il est aussi possible d'aligner le tableau sur la gauche ou la droite de la page.
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mercredi 9 octobre 2013

Créer un masque de diapositives dans Google Présentation

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Il est maintenant possible d'ajouter un masque de diapositives ou modèle à Google Présentation.
Pour cela il faut aller dans le menu "Diapositive" puis dans "Modifier le maître".
Une fois ce menu sélectionné une fenêtre apparaît dans la fenêtre principale afin de définir votre modèle.

Comment créer votre modèle
Une fois dans la fenêtre le modèle se définit à deux niveaux.
  • Tout d'abord le "Maitre" qui est la structure générale, carré rouge.
  • Ensuite la "Mise en page" qui permet d'ajuster le format des différents types de diapositives, carré bleu.

Comme vous le verrez quand vous naviguerez dans les types de diapositives ou sur le maître vous verrez sur la gauche en surbrillance jaune les diapositives qui ont ce format d'appliquées. Dans la capture d’écran ci-dessus la flèche grise montre le lien.
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Revenir au format 4/3 dans Google Présentation

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Google présentation a été mis à jour ce 9 Octobre 2013 et par défaut maintenant le format des diapositives est en 16/9. Ce format a été choisi comme format par défaut car la majorité des écrans sont wide screen et il est dommage de se limiter à du 4/3.
Ce format de diapositive une fois la présentation démarrée enlèvera les bandes noires qu'il y avait avec le format 4:3.

Si vous voulez revenir au format 4/3 pour cela il faut aller dans le menu "Fichier" puis "Configuration de la page".
Ensuite sélectionnez la taille qui vous convient :

Quatre formats sont disponibles :
  • Standard (4:3)
  • Grand écran (16:9)
  • Grand écran (16:10)
  • Personnalisée
Il est possible de modifier vos anciennes présentations avec ce format d'affichage mais attention cela peut entraîner des erreurs de dispositions.
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