jeudi 24 mai 2012

Google Drive Audit, toutes les informations sur vos fichiers

14 commentaires
Google Docs est devenu Google Drive afin de faciliter l'hébergement de ses fichiers sur le cloud. Google Drive Audit permet de récupérer un listing de tous ses fichiers et de connaitre l'état de son drive grâce à un tableau de bord.

Que fait Google Drive Audit
Ce script permet de récupérer dans un tableau Google Spreadsheet la liste de tous ses documents.
Pour chacun des fichiers le script extrait :
  • Le nom du fichier
  • Le type de fichier
  • La taille du fichier
  • La date de création du fichier
  • Le propriétaire
  • S'il est public ou non
  • Le nombre de personnes avec des droits en écriture
  • Le nombre de personnes avec des droits en lecture
  • Un lien pour y accéder directement depuis le tableur
Ensuite une fois la liste créée une résumé permet de connaitre les statistiques de son Google Drive. Cette page liste les informations suivantes :
  • Le nombre total de fichier sur le drive
  • Le nombre de fichier avec des lecteurs ou éditeurs ou lecteurs et éditeur.
  • La taille totale de votre drive
  • Le fichier le plus gros
  • La taille moyenne des fichiers.
  • Le nombre de fichiers par type
  • La liste de tous les éditeurs et lecteurs de votre compte.
A quoi ça sert :
  • On peut connaitre tous ses fichiers publiques pour vérifier la sécurité des fichiers.
  • Voir les personnes qui sont éditeurs et lecteurs.
  • Trier ses fichiers par taille et connaitre la taille de tous ses fichiers.
  • Connaitre le nombre de fichiers dans son drive.
Installer et utiliser Google Drive Audit
Ouvrez le fichier Google Spreadsheet en cliquant sur le lien ci dessous (vous devez être connecté à votre compte google), allez dans "Fichier" puis "Créer une copie". Donnez un nom au fichier.

Allez dans le menu Google Drive Audit puis cliquez sur "Launch Audit". Lors du premier lancement il faudra accepter les autorisations d'accès. Relancer l'audit une fois les autorisations acceptées.

=> Document : Google Drive Audit

Vidéo de démonstration


14 Responses so far

  1. Anonyme says:

    Bonjour,
    Lorsque je lance le script le résultat obtenu se limite à 250 docs (alors que j'en ai plus de 800 sur mon Google Drive. Est-ce normal ?
    Cdt,

  2. st3ph says:

    Bonjour

    Effectivement je n'avais jamais fais attention mais il y a une limite dans apps scripts qui ne récupère que les 250 derniers fichiers...

  3. Anonyme says:

    Et donc il n'y a pas de solution ?

  4. st3ph says:

    Rapide non, il faudrait multiplier les requêtes en se basant sur la date de dernière modification. Idée qui me vient en tête sans être sur que ça marche.

    Je ne peux rien faire pour le moment mais au début je ne me souviens pas cette limitation ....

  5. Anonyme says:

    Ok si vous faites une maj du script pour lever cette limitation (ou alors une limite plus haute disons 10 000)...
    merci de faire un petit post !!

    Sinon bravo pour votre blog, très clair et utile !

  6. st3ph says:

    Merci pour le blog

    Pour la limitation ca vient de google c'est pour cela que ce sera un peu chiant a contourner...

  7. Bonjour,
    La copie du fichier (feuille de calcul) ne recopie pas le script associé permettant d'enrichir le menu avec la fonction Drive Audit. Avez-vous une idée du pourquoi?
    Cdlt,

  8. st3ph says:

    Bonjour Patrick

    Merci pour le message car je ne sais pas ce qu'il s'est passé mais le script n'était plus récupérable. J'ai juste fait une copie du fichier et l'ai repartagé et ça marche.

    Donc tu peux cliquer sur le lien google drive audit et faire une copie du fichier et le menu audit sera présent.

    Stéphane

  9. Bonjour,

    bravo pour ce travail !
    Est-il possible d'obtenir le résultat sur un sous-répertiore du Drive ?
    Auquel cas la limite est moins handicapante (et une méthode récursive serait alors envisageable ?)

    Laurent

  10. Murielle says:

    Bonjour, savez vous comment retrouver tous les documents que je partage avec une personne en particulier?

  11. st3ph says:

    bonjour

    A part faire un script je ne vois pas...

    Stéphane

  12. jj.jpnt says:

    Salut, il me met : ReferenceError: L'élément "DocsList" n'est pas défini. au lancement du script

  13. Bonjour, même chose de notre côté

  14. Unknown says:

    Bonjour,

    Merci pour ce travail, j'ai juste aussi rencontré l'Erreur de "DocsList" n'est pas défini", pouvez vous s'il vous plaît nous aider ?

    A l'avance Merci

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