jeudi 3 mai 2012

Partager ses documents GDrive en toute sécurité

5 commentaires
Google Drive propose de partager ses documents en ligne de manière plus ou moins sécurisé, cela dépendra de l'option que vous choisissez.
Le menu pour partager un fichier est accessible par le menu autre:
Ou par le bouton "Partager" en haut à droite dans le fichier
Un fois que l'on a cliqué sur un de ces boutons on arrive sur la fenêtre de partage :
Gestion de la visibilité
La première ligne de la fenêtre de partage vous permet d'accéder aux paramètres de visibilité (cliquez sur "Modifier..."), il est ainsi possible de rendre publique un fichier. C'est la manière la moins sécurisée de partager un document, après cela tout le monde pourra le consulter il suffira juste de recevoir le lien vers votre document ou alors qu'il soit indexé par le moteur de recherche. Chaque option est explicité dans la fenêtre ci dessous
Dans le menu visibilité il y a des liens en bas de la fenêtre consultez les si vous avez plus de questions.

Partage avec des personnes
Le partage avec des personnes est plus sécurisé car elles devront avoir un compte google pour accéder aux fichiers.
Pour cela il faudra allez dans la partie basse de la fenêtre et saisir les emails des personnes ou leurs noms sous "Ajouter des personnes :". On peut allez directement dans ses contacts (lien "Sélectionner dans mes contacts") mais comme dans Gmail ce champ s'auto complète si il reconnait les noms. Je trouve cela plus rapide.
Un fois les emails saisis sur la droite apparait l'option de partage que l'on souhaite appliquer.
L'option "Modification autorisée" est la plus large, c'est celle-ci qu'il faut choisir si on veut par exemple rédiger un document à plusieurs. L'option "Consultation autorisée" ne permettra que de lire le document.
L'option "Commentaire autorisé" est la plus récente est permet à la personne de lire le document et de mettre des commentaires. Cette dernière option ne sera pas présente pour les fichiers de type Spreadsheet Google, car l'ajout de commentaires n'y est pas géré de la même manière donc ne soyez pas surpris.

L'option la plus importante dans le partage
Tout en bas de la fenêtre se trouve cette mention : Les éditeurs pourront ajouter des personnes et modifier les autorisations.[Modifier]
 En cliquant sur Modifier vous accédez aux paramètres de partage et vous avez deux options
Bien penser à contrôler cette option cela vous permettra de ne pas voir les documents se propager. Je pense particulièrement aux professionnels avec les comptes Google Apps et le partage de documents au sein d'une entreprise.

Astuces partage google drive
- Dans la troisième capture d'écran présentant la fenêtre de partage, sur les deux dernières lignes on peut voir au début une icône à une tête ou trois têtes. Cela signifie que la personne avec l'email adjacent à l’icône à une tête à un compte google et que la seconde est une hydre n'en a pas. Elle devra s'en créer un avant d'accéder au document.
- Il est possible de partager plusieurs documents d'un coup, pour cela il suffit juste de les cocher(case devant le nom) et ensuite d'aller dans le menu "Autres" puis "Partager". J'ai dit que pour les fichiers spreadsheet l'option commentaire n'existait pas mais dans le cadre d'un partage multiple cela sera transparent pour vous. Donc pas de soucis vous pouvez choisir ce partage.
- Partage option "Varie", si vous sélectionnez plusieurs documents et qu'une personne n'a pas les mêmes options de partage dans chacun. Dans la fenêtre de partage à coté de son nom apparaitra la mention "Varie", cela veut dire qu’elle dispose d'accès différents sur les fichiers sélectionnés.

5 Responses so far

  1. Bonjour,

    Merci pour ce blog. J'ai un petit soucis.
    J'ai partagé un fichier spreadsheet avec une autre personne, à qui j'ai donné la possibilité de modifier. Le problème quand on est sur le fichier en même temps, on ne peut pas travailler, car si mon ami fait des modifs, mon écran change, et comme j'ai mis des filtres, ça change à chaque fois. Y a t'il une solution ?????? Merci d'avance.
    Sabrina

  2. st3ph says:

    Bonjour

    Si l'un de vous utilises les filtres cela va forcément impacter le deuxième car la logique de google docs est que vous êtes tous les deux sur le même fichier ce qui vous permet de voir les modifications en temps réel.
    L'idéal serait de ne pas utiliser les filtres pour ne pas avoir les filtres qui changent en permanence. Je ne vois que cela.

    Stéphane

  3. Bonjour,
    J'ai partagé un document avec un invité et je souhaite qu'il puisse modifier ce document.
    Mais dans la fenêtre "Partage" à côté de son email il n'y a pas "modifier le document".
    Il y a 1 - Est propriétaire 2 - Editeur, 3 - Commentateur et 4 - Lecteur.
    Je sélectionne Commentateur... mais le menu déroulant avec "modification autorisée" n'apparaît pas . Comment faire pour qu'il puisse modifier ce document ?
    Merci de votre réponse.
    Philippe

  4. st3ph says:

    Bonjour

    Il faut choisir éditeur maintenant. Ils ont changé la traduction.

    Stéphane

  5. ty67klm says:

    jai eu la meme reflexion... merci pour la précision!

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