jeudi 7 juin 2012

Gmail Drive Backup - Backup de ses emails Gmail sur Google Drive

7 commentaires
Gmail est la messagerie de Google et Drive le système de stockage en ligne remplaçant de Google Docs. A la sortie de Drive il y avait eu un script pour backuper les pièces jointes de ses emails dans Drive mais pas pour faire un backup de ses emails.
Voici un Google Script pour sauvegarder ses emails et les pièces jointes directement dans Google Drive.
English version : backup email to google drive

Principe de Gmail Drive Backup
Dans Gmail on a un libellé "Backup to drive" dans le lequel il faut mettre les emails que l'on souhaite archiver sur Drive. Dans GDrive on a un dossier "Gmail Backup" dans lequel seront copiés les emails et les pièces jointes.
Gmail Drive Backup est basé sur un Google Script et grâce au trigger on peut programmer une exécution journalière.

Comment ça marche
Il faudra récupérer la Google Spreadsheet plus bas.
Dans le menu "Gmail Drive Backup" il faut exécuter les deux premières fonctions (Setup Gmail Label et Setup Gdrive Folder) pour créer le label dans Gmail et le dossier dans Google Drive.
Menu Gmail Drive Backup
Une fois ces deux dossiers créés allez dans Gmail et mettez dans le libellé "Back up to drive" les emails que vous souhaitez sauvegarder.
Attention : J'ai fait des tests au niveau de la taille des fichiers mais je n'ai pas testé avec 50 fichiers de 10 Mo au total donc rester prudent sur la quantité de données à transférer.

Pour tester Gmail Drive Backup il suffit de cliquer sur "Test Gmail Drive Backup", le script sera lancé et récupérera tous les emails que vous avez ajouté au libellé pour les transférer vers Google Drive.
Une fois le script exécuté les conversations Gmail sont retirées du libellé.
Pour ne plus faire cette opération manuellement, cliquez sur "Create Trigger", saisissez une heure et le script tournera automatiquement tous les jours.

Comment c'est archiver
Tous les messages d'une conversation sont copiés dans un documents google docs, si un message possède des pièces jointes, elles sont indiquées dans le Document. Les pièces jointes sont aussi copiées dans le dossier Google Drive.
Pour regrouper les pièces jointes et le document Google dans le dossier Drive en début est ajouté un ID.
Exemple d'une conversation Gmail archivée dans Google Drive

Dans le document toutes les pièces jointes sont associées au message sous forme de lien renvoyant directement vers le fichier.
Les pièces jointes sont en lien dans le document

Pour chaque document ou fichier, dans le fichier Google Spreadsheet une log est créée pour connaitre le nombre de fichiers copiés, dans la dernière colonne le lien permet d'ouvrir directement le fichier.

Les Google documents ont la mention email après l'identifiant de conversation.

Créer un  backup automatique chaque jour
Vous pouvez créer un backup automatique de vos emails Gmail en utilisant le menu "Create Trigger". Ce menu vous demande une heure (par exemple 6 pour 6h du matin). Cela lancera tous les matins le backup des emails que vous avez mis dans le label "Backup to drive". Une fois cela fait il n'est plus nécessaire de retourner dans le fichier sauf si vous avez besoin de lancer un backup manuellement, le script tournera tous les jours.

Télécharger Gmail Drive Backup
Vous devez être connecté à votre compte Google.
Utilisez ce lien : Gmail Drive Backup

Vidéo de démonstration

7 Responses so far

  1. djex says:

    Le Script marche encore ..? Je ne trouve que le script Gmail to drive

  2. Anonyme says:

    Tu as bien fait une copie du fichier ?

  3. Arnaud says:

    Testé ce jour en créant une copie du fichier, ça fonctionne impeccablement. Merci !

  4. In case I delete te original e-mail message, can it be restored from the backup? Tkx.

  5. st3ph says:

    Hi

    No it is not possible, you will have the informations but it is not a gmail format compatible.

    Stéphane

  6. Google docs do not take up any space in Google Drive! I am keen to find an add-on or a Script which allows for gmail messages and attachments to be saved into Google Drive in 'Google doc' format. Any ideas whether such a script exists?

    J'aimerais que les emails et les pièces jointes soient sauvegardées au format 'Google Doc', pour que cela ne prenne pas d'espace dans Google Drive. Existe-t-il un script qui sauvegarde tous les mails et les pièces jointes au format 'Google Doc' ? Merci.

  7. st3ph says:

    Bonjour

    A ma connaissance non.

    Stéphane

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