vendredi 13 juillet 2012

Google Apps - Créer des groupes sur son domaine

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La notion de groupe peut être un peut confusante chez Google. Il ne faut pas confondre Google Groups et les groupes que l'on crée sur un domaine. Les Google Groups (présentation google groups) sont comme des forums et sont une application que les utilisateurs (non admin) peuvent utiliser. Chacun peut créer un groupe et chaque utilisateur est libre de s'y abonner.
Les groupes d'un domaine sont différents, ce sont des groupes créés par un administrateur du compte google apps et ces groupes permettent par exemple et pour la plus pratique des fonction, d'envoyer un email à un groupe de personne.

Pourquoi créer des groupes dans son entreprise
La création de groupe au sein de son entreprise est très pratique pour la communication et pour Google Apps ce sera aussi indispensable pour partager efficacement des documents dans l'entreprise.
Le groupe permet de gérer un grand nombre de personnes sans avoir à les identifier explicitement. Lors de la création des comptes on définit à quel groupe le nouvel arrivant doit appartenir et après dès que l'on partagera un document avec ce groupe ou enverra un email à ce groupe il en sera informé.

Exemple de groupe :
  • Groupe comptabilité pour partager des documents au sein du service
  • Groupe marketing
  • Groupe projet, créer un groupe projet pour permettre le partage et la communication entre les différents membres plus simplement
  • Groupe toute l'entreprise, groupe quasi indispensable pour partager avec tous les employés de la société des informations et permettre des envois de message à tout le monde
  • Groupe helpdesk, créez un groupe helpdesk afin d'avoir un seul point de contact pour les utilisateurs et ensuite le travail sera dispatché

Des liens pour la création et la gestion des groupes
Présentation macro des groupes dans google apps et différence par rapport à Google Groups : lien.
Créer un groupe dans l'admin Google Apps : lien.
Créer un groupe avec tous les utilisateurs Google Apps : lien.
Modifier un groupe (lien) ou supprimer un groupe (lien).
Partager des Google Docs avec un groupe : lien.
Créer un groupe type helpdesk ou service client afin d'avoir une boite aux lettres partagées : lien.

Dans ces pages d'aides la frontière entre les groupes et Google Groups et souvent mince donc bien faire attention à ces notions. Si le service Google Groups n'est pas activé pour les utilisateurs du domaine certain éléments de l'aide ne seront pas valable.
N'hésitez pas à faire des tests. Pour aller plus loin consultez cette page : lien.


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