lundi 23 juillet 2012

Google Groups pour Google Apps

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Dans un précédent billet j'avais déjà évoqué l'intérêt de créer des groupes dans Google Apps pour gérer les utilisateurs et principalement avoir une adresse mail unique pour contacter plusieurs personnes. Il faut bien distinguer les groupes et Google Groups et cette fois je me penche sur ce deuxième outils.

Activation de Google Groups
L'administrateur du domaine doit activer Google Groups dans le panneau de configuration. Il est possible d'activer groups pour certains utilisateurs uniquement pour cela il faut au préalable avoir créé des unités d'organisation. Si vous avez un serveur LDAP il est possible de le synchroniser avec Google Groups. Cela permettra de créer les groupes.
On peut bloquer les inscriptions aux groups mais par contre on ne peut pas bloquer le désabonnement. Il faudra faire des synchros régulières avec le LDAP par exemple pour garantir que les utilisateurs sont toujours abonnés.
Il est possible d'autoriser les utilisateurs à créer des groupes ou bien de garder leur création au niveau de l’administrateur du domaine.

Les différents groups
Il y a 4 types de groupes :
  • Email list : Permet de contacter tous les membres du groupe à partir d'un seul email.
  • Forum : Permet aux membres du groupe d'échanger autour d'un sujet. C'est un forum comme on peut le voir sur internet.
  • Questions & Réponses : Ce forum est spécialement conçu pour gérer des suites de questions réponses.
  • Boite de réception collaborative : Cela permet de gérer à plusieurs les questions. On peut s'assigner des questions, travailler sur la résolution à plusieurs.
Les types d'utilisateurs
Il y en a 3 :
  • Propriétaire : Niveau le plus haut, il gère les utilisateurs, les permissions et les fonctionnalités du groupe.
  • Gestionnaire : Comme les propriétaires sauf qu'il ne peut pas supprimer le groupe et créer des propriétaires.
  • Membre : Participe au groupe.
Quoi faire de Google Groups
Les Google Groups sont multi taches, en fonction de ce que vous autorisez, vous pouvez avoir plusieurs fonctionnements. Par exemple vous pouvez autoriser des personnes de l'extérieur (hors de votre domaine) à envoyer un email au groupe. Dans ce cas on retrouve le fonctionnement des groupes simple que je mentionnais dans un précédent billet. En plus si vous activez la boite de réception collaborative vous pouvez avoir un support qui travaille avec le google groups.
Si vous gardez vos groupes privés vous pouvez les utiliser pour partager des documents dans Google Docs (Drive) par exemple ou alors ajouter le groupe à un rendez vous, grâce à l'email unique.
Le groups peut être un forum et dans ce cas on est sur le fonctionnement des forums sur internet.

Les Google Groups peuvent être très pratiques et répondre à différents besoins. Je ferai des articles complémentaires à celui-ci par la suite.

Pour aller plus loin
Sujet de l'aide sur les google groups pour google apps.

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