lundi 27 août 2012

Boite de réception partagée avec Google Apps

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Google Groups a été modifié dernièrement (cf ce billet) et la fonctionnalité de boite de réception partagée a été améliorée et étendue pour faciliter son utilisation par un groupe de personnes.

La boite de réception collaborative
Si vous avez un support informatique, vous souhaitez créer une forum pour échanger avec vos utilisateurs, vous voulez avoir une boite de messagerie pour les responsables d'un projet, créez une boite pour le Comité d'Entreprise, créez un email pour les différents service, la fonctionnalité "Collaborative inbox" de Google Groups répondra à votre besoin.

Les fonctionnalités :
  • Création d'un email externe afin de recevoir des messages de l'extérieur de son domaine. Pas obligatoire.
  • Possibilité de répondre en son nom ou au nom du groupe.
  • Il est possible de poster par email sur le groupe, cela afin d'autoriser des personnes externes au groupe d’interagir sans voir le groupe.
  • On peut affecter des discussions à une personne.
  • On peut tagger des sujets pour les regrouper.
  • On peut recevoir les emails envoyés au groupe dans sa messagerie. Une copie sur le groupe est faite.
  • Une réponse peut être marquée comme meilleure réponse.
  • On peut clore des sujets.
  • Créez des modèles de questions, il faut que les personnes puissent accéder au groupe pas valable par email.
  • Les sujets et signatures des réponses par email peuvent être paramétrés.
  • Un module de recherche avancée permet de chercher dans tous les messages.
  • On peut trier les messages avec différents filtres, non lu, sans réponse, etc...
  • Trois types d'accès, Propriétaire, Gestionnaire et Membre.
  • Par contre attention, si vous utilisez l'email du groupe tout le monde recevra votre message mais si vous répondez sur le Google Groups seulement les personnes se connectant au groupe verront votre message. Idem si vous répondez à un message en votre nom ou le nom du groupe les autres membres ne recevront pas votre message (logique).
Pour aller plus loin
Allez sur ce sujet d'aide qui détaille les fonctionnalités et vous aidera dans le paramétrage initial : lien.
N'hésitez pas à tester la fonctionnalité pour régler le groupe selon vos besoins.
Regardez cette vidéo de présentation :
Cette vidéo est très courte mais montre comment créer un groupe :

Les news Google Groups pour Google apps.

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