mercredi 22 août 2012

Utilisateurs Google Apps, créez des modèles de documents pour votre entreprise

4 commentaires
En tant qu'utilisateur @gmail.com de Google Docs/Drive on peut créer des modèles mais ils seront publics si on les publie sur le site de Google, https://docs.google.com/templates. La seule autre solution (pour le moment) est de se créer des fichiers 'modèle' dont on fait une copie à chaque fois que l'on a besoin d'utiliser le modèle.
Pour les entreprises Google propose un répertoire spécifique pour chaque compte Google Apps et on peut ainsi avoir ses propres templates et les partager avec toute la société.

Accéder aux modèles Google Docs de son entreprise
- En premier il faut être connecté à son compte Google Apps.
- Ensuite vous allez sur le site https://docs.google.com/templates. Normalement vous allez être redirigé vers l'url : https://docs.google.com/a/VotreDomaine/templates. Vous pouvez d'ailleurs communiquer explicitement cette adresse pour être sur que les utilisateurs du domaine accèdent bien à votre gallerie de modèles.
- Il y aura un onglet spécifique pour votre domaine, cf. carré rouge

Publier un nouveau modèle Google Docs
Pour publier un nouveau modèle il faut se mettre dans l'onglet de votre domaine et cliquer sur le lien se trouvant sur la droite de l'écran.
Attention si vous allez dans l'onglet "Public" la soumission sera publique. Afin de sécuriser les publications vous pouvez demander à ce que cela soit fait par certaines personnes seulement.
Lorsque vous cliquez sur le lien à droite, vous êtes redirigé vers un formulaire où vous devez indiquer le fichier modèle avec une description et sur la droite vous avez un message d'avertissement sur la publication. Ce message permet de valider que vous êtes bien dans la bonne galerie car le nom de votre domaine doit y apparaitre.

Dans le formulaire pour la publication d'un modèle public le nom de votre domaine Google Apps n'apparaitra pas.

Ouvrir un modèle
Pour cela il suffit de choisir "A partir du modèle..." sous le bouton "Créer" dans Google Docs/Drive.

4 Responses so far

  1. Anonyme says:

    Je déconseille fortement cette fonctionnalité. Les masques fonctionnent très mal, la création d'un nouveau slide (par le bouton + )ne récupère pas la le modèle (aberrant)et même si l'on duplique une page pour conserver la mise en forme, les images des masques se dupliquent et à partir d'une vingtaine de slide Chrome plante (dépassement mémoire).
    Ce qu'il faudrait c'est la possibilité de créer un masque "facilement" depuis Google, au lieu de proposer d'importer un document Microsoft Office. La possibilité de basculer un Google Doc en modèle n'est pas intéressante car on ne peut pas faire de "vrais" modèles actuellement.

  2. st3ph says:

    Bonjour

    Tu parles de modèles office ou de modèles google docs ?
    Je suis ok pour dire que les modèles pour google présentation sont à améliorer mais pour documents et spreadsheet on peut créer des modèles avec des styles de titre etc... et cela fonctionne bien pour moi. J'en ai utilisé des publics et des privés et je n'ai pas eu de soucis particuliers.
    J'ai aussi fait des présentations avec google présentation et des modèles google officiel et pas de pbs.

    Peux tu préciser, je suis curieux ?

    Stéphane

  3. Anonyme says:

    Salut

    Je parle de modèles MS PowerPoint que j'ai importé dans Drive, puis défini comme modèle.

    Je viens de le refaire avant de te répondre, je constate que c'est amélioré depuis ma dernière tentative puisque dorénavant lorsqu'on créé un nouveau slide le masque est repris (avant le nouveau slide était tout blanc, donc aucun intérêt d'utiliser un modèle).

    Sur mes différents modèles PPT, c'est pas encore super au point, par exemple j'ai un modèle avec un slide d'accueil et un slide de chapitre, une fois sur Drive, l'image dans le masque du slide d'accueil a été remplacé par l'image du slide de chapitre, mais pas les zone de texte. Peut être cependant que le masque sous PowerPoint n'as pas été créé dans les règles de l'art.

    Concernant la création de masque directement depuis Drive (toujours concernant les Présentations/PPT) j'ai tenté de recréer le même look, donc en ajoutant les images en PNG dans les slides.
    Problème 1: plus il y a de slide, plus la Presentation est lourde et à un moment Chrome plante (les images semblent multipliées, l'idéal serait qu'elle soient en référence dans un masque pour éviter la multiplication d'images identiques)
    Problème 2: les masques ne sont pas reconnus comme tel une fois que la Présentation est devenu un modèle (en même temps c'est jamais demandé). Du coup dans un modèle fait depuis Google, contrairement à un modèle importé d'un PowerPoint, lorsqu'on créé un nouveau slide, c'est encore un slide blanc, le masque n'est pas repris.

    Pour des masques Spreasheet ou Document, je n'en utilise pas donc pas de feedback.

    Quand sera t-il possible de créer des vrais modèles avec des masques 100% dans Drive qui fonctionnent bien ? :-) Comment sont fait les modèles Google avec toutes ces images (je parle des modèles suggérés à la création d'une nouvelle présentation) ?

    QT

  4. st3ph says:

    Bonjour

    Pour l'utilisation des fichiers ppt c'est logique car google présentation ne gère pas tout bien. C'est un peu dommage mais pas surprenant.
    Je fais le même constat que toi et le point faible de google présentation est la gestion du masque. L'ajout de cette fonction et vraiment ce qui manque pour alléger la création des présentations et surtout pouvoir définir des vrais modèles et pas que des slides à copier/coller en intégralité.

    J'ai aussi testé comme toi en important un fichier avec un masque dedans et en fouillant je crois que le masque qui est interprété par google est le masque par défaut. Donc à priori la solution est donc d'importer un fichier ppt avec le masque par défaut définit et il sera réutilisable.

    Pour tes deux questions je ne sais pas :-)

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