mercredi 21 novembre 2012

Gérer des salles de réunion ou ressources dans google agenda

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Cela concernera plus les entreprises et les utilisateurs Google Apps mais si vous êtes une association ou si vous souhaitez créer une ressource pour votre service sans passer par votre administrateur Google Apps cela pourra vous servir (cf point 2).
L'usage le plus courant des ressources est la salle de réunion mais on peut aussi par exemple gérer des vidéos projecteur. Cela est pratique pour savoir si la ressource est prise ou non et dans ce cas la réserver. Ce système est bien connu au niveau d'Outlook et on peut avoir le même genre de chose sur Google Agenda.

Utilisateur Google Apps Premier
Attention : Cela fonctionnera si vous créez votre réunion en ligne et ne sera pas fonctionnel avec Outlook.
Il faut que votre administrateur Google Apps crée les ressources dans l'administration de votre domaine. Pour cela il faut suivre ce guide : lien 1.
Bien suivre les actions se trouvant en fin du billet pour activer les ressources.

Ensuite les utilisateurs pourront ajouter cette ressource à leur réunion en suivant cette page d'aide : lien 2.
Au début de la création des ressources pensez aux futures, par exemple dans le lien 2 il y a un bon exemple de nommage pour les salles de réunion à la fin.

Utilisateur Google agenda
Même si vous n'êtes pas utilisateur de Google Apps vous pouvez créer un agenda qui sera partager avec vos collègues ou amis pour gérer une ressource. Pour cela il faut créer un second agenda du nom de la ressource et le partager ensuite avec les personnes. Tout est détaillé sur cette page.
Pour créer un nouvel agenda, dans la colonne de gauche de Google Agenda vous avez une boite "Mes calendriers". Cliquez sur la petite flèche en fin de ligne et choisissez "Créer nouvel agenda".

Cette deuxième méthode peut être pratique, même si vous êtes sur Google apps, si par exemple vous voulez partager une ressource avec quelques collègues.

Statistiques d'utilisation
Si ensuite vous voulez avoir des statistiques sur l'utilisation de votre ressource vous pouvez utilisez ce google script : Calendar ressource meter.
Ce script est développé par romain qui est aussi à l'origine d'awesome tables. Ce script fonctionnera avec la deuxième méthode et pas la première à priori.

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