mercredi 30 janvier 2013

Faire une recherche sur tous les fichiers partagés dans un domaine Google Apps

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Ce billet s'adresse plus particulièrement aux utilisateurs d'un domaine Google Apps. Dans les options de partage les utilisateurs Google Apps ont des options supplémentaires par rapport aux utilisateurs Gmail, ils peuvent partager un document dans leur domaine. C'est très pratique pour donner accès à des documents à l'ensemble des employés d'une société.

XYZ remplace le nom de votre domaine. On a donc deux options une qui permet de partager le document avec des personnes du domaine mais uniquement si le lien leur est transféré. C'est la deuxième option qui est intéressante (rectangle rouge) car elle permet de partager le fichier dans le domaine et de le rendre accessible par la recherche.

Fonctionnement de la recherche sur drive
Quand vous allez dans votre Drive, vous avez accès à vos documents, les documents qui sont partagés avec vous et les documents qui sont partagés avec un groupe dont vous êtes membre, si vous les avez ouvert précédemment.
Ce dernier point est important car les documents partagés avec un groupe ne sont pas dans votre drive tant que vous n'y avez pas accédé une première fois. C'est pour cela qu'il est important quand on partage un document avec un groupe d'envoyer le lien sinon les personnes ne le verront jamais.
Quand vous partagez un document avec les personnes de votre domaine, en le rendant accessible par la recherche, le principe de fonctionnement est celui des groupes. Les utilisateurs de votre domaine peuvent le consulter mais tant qu'ils n'auront pas accédé au fichier, ils ne pourront pas le voir dans leur drive et donc effectuer une recherche dessus.

Faire une recherche sur tout le domaine
C'est assez simple, il y a une option dans la recherche pour cela :

  1. Saisissez votre recherche dans le champ, validez.
  2. Ouvrez les options de recherche en cliquant sur la flèche dans le carré vert.
  3. Ensuite il faut choisir l'option en bas de la fenêtre dans le rectangle rouge.
Le pré requis au bon fonctionnement de cette fonctionnalité est que les documents soient bien partagés en autorisant l'accès par la recherche. Suivez l'actualité google apps.

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